Politique de confidentialité d'ETLYON

Version 1.0 · 6 octobre 2026 · Français (existe aussi en anglais et en allemand ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut)

En bref

• Qui nous sommes. ETLYON Sàrl, Rue de la Flèche 5, 1207 Genève, Suisse. Pour toute question sur cette politique, écrivez à contact@etlyon.com.
• Ce qu'elle couvre. Notre site etlyon.com et sa version française ch.etlyon.com, l'ETLYON Academy, et eBot (l'application sur le web, Mac, Windows, Linux, Android et iPhone, et les agents d'IA qui la font fonctionner).
• Où se trouvent vos données. Sur nos propres serveurs en France, près de Genève, et chez Infomaniak en Suisse. Ce que vous écrivez à un agent d'IA est transmis au fournisseur d'IA qui fait fonctionner cet agent ; certains de ces fournisseurs sont aux États-Unis (section 5.4).
• Ce que nous ne faisons jamais. Nous ne vendons pas vos données, n'affichons pas de publicité, ne vous suivons pas d'un site à l'autre et n'utilisons pas vos conversations pour entraîner des modèles d'IA.
• Vos droits. Vous pouvez nous demander quelles données nous détenons sur vous, les faire corriger ou supprimer, et saisir l'autorité de protection des données suisse ou celle de votre pays européen (section 10).

1. Qui est responsable

ETLYON Sàrl, Rue de la Flèche 5, 1207 Genève, Suisse (IDE CHE-333.831.765) est responsable des traitements décrits dans cette politique. Contact : contact@etlyon.com. Nous n'avons pas désigné de conseiller à la protection des données ; contact@etlyon.com parvient aux personnes qui s'occupent de la protection des données chez ETLYON.

2. Quand nous décidons, et quand votre organisation décide

eBot s'utilise de trois manières. Qui est responsable de vos données dépend de celle qui vous concerne.

• Nos propres services. Pour le site, l'Academy, le support, les signalements que vous nous envoyez, et le service eBot que nous exploitons pour notre propre équipe et pour les personnes qui l'utilisent directement chez nous, ETLYON décide pourquoi et comment vos données sont utilisées (nous sommes le « responsable du traitement »).
• eBot exploité par ETLYON pour votre organisation. Si votre employeur ou votre organisation vous a donné accès à eBot, votre organisation décide de l'utilisation de vos données, y compris qui, dans l'organisation, peut lire les conversations et combien de temps elles sont conservées. ETLYON traite ces données pour son compte et uniquement sur ses instructions (nous sommes son « sous-traitant »), sur la base d'un contrat écrit avec elle. Les informations de votre organisation sur la protection des données s'appliquent en premier ; renseignez-vous auprès d'elle. Cette politique explique ce que fait ETLYON en tant que sous-traitant.
• eBot que vous installez vous-même. Si vous installez eBot sur votre propre ordinateur ou serveur, vos conversations restent sur votre installation et vont aux fournisseurs d'IA que vous y choisissez. ETLYON ne les reçoit pas. Nous recevons seulement ce que décrit la section 5.10.

3. Les lois applicables

Nous appliquons la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, lorsque vous vous trouvez dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen, le règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD). En droit suisse, un traitement qui respecte les principes de la LPD n'a pas besoin de justification. Lorsqu'une justification est nécessaire, ou lorsque le RGPD s'applique, le tableau de la section 4 indique la base légale de chaque finalité.

4. Ce que nous utilisons, et pourquoi

Nous ne prenons à votre sujet aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques ou vous affecte de manière similaire. Les agents d'eBot exécutent les tâches que vous leur demandez ; ils ne décident pas à votre sujet.

eBot est destiné aux adultes de 18 ans et plus.

5. eBot en détail

5.1 Votre compte

Les comptes sont créés par l'administrateur de votre organisation (ou par nous pour notre propre équipe) ; il n'y a pas d'inscription publique. Nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, votre nom d'utilisateur, votre organisation, votre rôle, ainsi que vos sessions et appareils de connexion. Les e-mails de connexion sont envoyés par Infomaniak.

5.2 Conversations, fichiers et voix

Tout ce que vous échangez avec un agent est enregistré sur nos serveurs : vos messages, les réponses des agents, les photos, documents et messages vocaux que vous envoyez (25 Mo au maximum par fichier), les réactions, les validations et vos réglages (par exemple la disposition de vos agents). Les conversations entre vous et les agents ne sont pas chiffrées de bout en bout : nos serveurs doivent pouvoir les lire pour que les agents fonctionnent. Elles sont chiffrées pendant leur transmission sur Internet.

Lorsque vous dictez, votre enregistrement est envoyé à Mistral AI pour être transcrit ; nous ne gardons pas l'enregistrement, seulement une trace technique de qui a dicté, quand, et de la taille de l'enregistrement. Lorsqu'un agent répond à voix haute, le texte est envoyé à Mistral AI pour être converti en parole.

5.3 Qui peut lire vos conversations

• Vous, ainsi que les personnes que vous ajoutez à votre propre assistant.
• Les personnes responsables d'un agent (ses « propriétaires ») peuvent lire les conversations tenues avec cet agent.
• Dans une organisation, l'administrateur peut lire les conversations des personnes avec leur assistant si l'organisation a activé cette option (« L'admin voit »). Votre organisation doit vous dire si elle l'a fait. Les données restent sur le serveur dans les deux cas.
• Le personnel d'ETLYON ne consulte des conversations que lorsque c'est nécessaire pour fournir du support, assurer la sécurité du service, examiner un signalement, respecter une obligation légale ou, pour notre propre service eBot, vérifier le travail des agents. Lorsque nous agissons pour votre organisation, nous le faisons uniquement sur ses instructions.

5.4 Fournisseurs de modèles d'IA

Pour vous répondre, un agent envoie au modèle d'IA qui le fait fonctionner votre message, la partie utile de la conversation, les fichiers que vous lui confiez et ce dont il se souvient pour la tâche. Vous pouvez nous demander quel modèle utilise un agent. Aujourd'hui, nous utilisons :

• Mistral AI (Paris, France). Mistral fait fonctionner certains agents, nos fonctions vocales (transcription et synthèse vocale) ainsi que les résumés et l'index de recherche de la mémoire de nos agents. Mistral traite ces données pour notre compte et les conserve dans l'Union européenne. Elle garde les requêtes jusqu'à 30 jours pour détecter les abus et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
• OpenAI (ChatGPT) et xAI (Grok). Certains agents fonctionnent actuellement avec les abonnements ChatGPT et Grok d'ETLYON. Pour ces abonnements, OpenAI et xAI appliquent leurs propres conditions grand public et agissent comme responsables de traitement indépendants, et non pour notre compte. Elles traitent le contenu aux États-Unis. Leurs conditions leur permettent d'utiliser le contenu pour améliorer leurs modèles sauf si cette option est désactivée ; nous l'avons désactivée pour les comptes utilisés par eBot.
• D'autres fournisseurs que votre organisation ou vous-même pouvez ajouter, comme OpenRouter ou Ollama Cloud (tous deux aux États-Unis). Lorsqu'un fournisseur est ajouté à un agent, il reçoit ce que cet agent traite. Si votre organisation vous permet d'ajouter votre propre clé, le fournisseur que vous choisissez traite vos requêtes selon votre propre contrat avec lui.

Nous n'utilisons pas vos conversations pour entraîner des modèles d'IA, et nous ne le permettons pas aux fournisseurs qui travaillent pour notre compte.

5.5 Ordinateurs des agents, identifiants enregistrés et applications connectées

• Ordinateurs des agents. Chaque agent dispose de son propre ordinateur sur nos serveurs, avec un navigateur qu'il utilise pour vos tâches. Les sites qu'il visite voient la visite de l'agent, pas votre identité, sauf si votre tâche exige qu'il se connecte. Les personnes autorisées à utiliser l'ordinateur d'un agent peuvent le regarder et en prendre le contrôle. Lorsque vous apprenez une tâche à un agent en la lui montrant, l'écran est enregistré pour cette leçon.
• Identifiants enregistrés. Les noms d'utilisateur et mots de passe que vous enregistrez pour un agent sont conservés chiffrés sur nos serveurs. Les agents ne voient jamais les mots de passe : un service séparé les saisit sur le site. Les personnes autorisées à gérer les identifiants d'un agent peuvent les consulter.
• Applications connectées. Lorsque vous connectez une application (par exemple Nextcloud, Infomaniak kSuite, Microsoft 365 ou votre messagerie), l'agent reçoit l'accès à cette application avec le compte que vous avez connecté et l'utilise pour vos tâches. Les clés d'accès sont conservées sur nos serveurs jusqu'à ce que vous déconnectiez l'application. Le fournisseur de l'application traite ce que l'agent y fait selon votre contrat avec lui ou celui de votre organisation.
• Recherche sur le web. Lorsqu'un agent fait une recherche sur le web, les termes recherchés sont envoyés à un service de recherche.

5.6 Notifications

Pour afficher « Votre assistant a répondu ou a besoin de vous » sur votre téléphone, nous envoyons une notification par Google Firebase Cloud Messaging (Android et iPhone) et, pour l'iPhone, par le service de notifications push d'Apple. La notification contient ce court texte et des identifiants techniques de la conversation et du message. Elle ne contient jamais vos messages. Nous conservons l'enregistrement de votre appareil pour les notifications jusqu'à ce que vous vous déconnectiez ou désactiviez les notifications, la file d'attente des notifications 1 jour et les traces de remise 7 jours.

5.7 Sur votre appareil

Les applications eBot conservent sur votre appareil votre session de connexion, vos préférences et vos brouillons non envoyés. Les photos et documents que vous capturez restent sur votre appareil jusqu'à ce que vous choisissiez de les envoyer. L'application Android n'utilise pas Firebase Analytics et exclut ses données des sauvegardes de l'appareil. Les applications demandent le micro uniquement lorsque vous utilisez la voix, l'appareil photo uniquement lorsque vous prenez une photo, et les notifications uniquement si vous les souhaitez. Elles n'utilisent pas votre position, ne lisent pas vos contacts, n'affichent pas de publicité et ne vous suivent pas.

5.8 Signaler une réponse

Si vous signalez la réponse d'un agent, nous recevons par e-mail à contact@etlyon.com la réponse que vous avez sélectionnée, le nom de l'agent, l'heure, votre nom et votre compte, le motif et votre commentaire. Nous utilisons les signalements pour examiner et améliorer nos agents.

5.9 Conversations avec des personnes extérieures à votre organisation

eBot repose sur Matrix, un standard ouvert de messagerie. Notre propre serveur Matrix peut échanger des messages avec le serveur public matrix.org. Cela ne concerne que les cas où un membre de notre propre équipe échange avec une personne inscrite sur ce serveur. Les organisations pour lesquelles nous exploitons eBot n'échangent pas de messages avec d'autres serveurs, sauf si elles nous demandent de l'activer.

5.10 Si vous installez eBot vous-même

Votre installation ne nous envoie rien de vos conversations. Nous recevons seulement :

• vos téléchargements et vérifications de mise à jour, qui passent par notre site (section 6) ;
• les notifications, si vous choisissez d'utiliser notre service de notifications (section 5.6) ;
• ce que vous nous envoyez vous-même, comme un signalement ou un message.

6. Site web et journaux techniques

• Formulaire de contact. Le formulaire demande l'objet de votre demande, votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation ou contexte professionnel et une brève description ; vous pouvez ajouter votre rôle, le résultat recherché, l'échéance et la langue souhaitée. Le site et la page d'origine sont enregistrés avec la demande. Elle est conservée dans notre système de gestion de la relation client et consultée par les personnes d'ETLYON qui traitent les demandes.
• Academy. L'ETLYON Academy apprend à utiliser les technologies d'ETLYON, comme eBot, et à construire ses propres solutions. Vous pouvez consulter la page publique de la formation et la leçon d'essai gratuite sans compte. Pour rejoindre l'ensemble de la formation, vous créez un compte avec votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe ; nous enregistrons votre inscription, votre progression et votre activité aux quiz pour que vous puissiez reprendre la formation.
• Cookies. Le site n'utilise que les cookies nécessaires à son fonctionnement : un cookie de session (7 jours), votre langue (1 an) et votre fuseau horaire. Les vidéos et autres contenus d'autres sites (par exemple YouTube) sont bloqués tant que vous ne les acceptez pas dans le bandeau des cookies. Nous n'utilisons pas de cookies de mesure d'audience ni de publicité. Les applications eBot n'utilisent que ce qui est nécessaire pour vous garder connecté.
• Journaux. Lorsque vous visitez nos sites ou utilisez eBot, notre point d'entrée réseau enregistre votre adresse IP, l'heure, la page demandée, le résultat et le type de votre navigateur. Ces enregistrements sont supprimés après 14 jours. Pour eBot, l'enregistrement omet les termes de recherche et les autres paramètres. Notre serveur Matrix conserve les adresses IP utilisées pour se connecter pendant 28 jours. Les journaux système de nos serveurs sont limités en taille et écrasés automatiquement, en général en quelques semaines.

7. Où se trouvent vos données, et transferts à l'étranger

• Nos propres serveurs, qui contiennent les conversations, fichiers, agents, mémoire et identifiants enregistrés d'eBot, notre service de notifications et le site web, sont en France, près de Genève.
• Infomaniak Network SA (Genève) héberge notre point d'entrée réseau, les serveurs qui relient les agents aux applications connectées, notre stockage de fichiers (y compris les sauvegardes chiffrées) et notre messagerie, dans des centres de données en Suisse.
• La France et les autres pays de l'UE/EEE offrent une protection adéquate au sens du droit suisse.
• Lorsque des données vont aux États-Unis (OpenAI, xAI, OpenRouter, Ollama Cloud, Google, Apple), le destinataire est soit certifié selon les Data Privacy Frameworks Suisse–États-Unis et UE–États-Unis (Google), soit lié par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, adaptées pour la Suisse si nécessaire. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

8. Durée de conservation

9. Sécurité

eBot fonctionne sur des serveurs que nous exploitons nous-mêmes, chaque agent dans son propre compte séparé. Les données circulent chiffrées sur Internet. Les mots de passe enregistrés et les sauvegardes sont conservés chiffrés. L'accès à nos systèmes est limité aux personnes qui en ont besoin.

10. Vos droits

Vous pouvez nous demander :

• si nous traitons des données vous concernant, et en obtenir une copie ;
• de corriger des données inexactes ;
• de supprimer des données ou d'en limiter l'utilisation ;
• de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format électronique courant ;
• de cesser d'utiliser des données fondées sur notre intérêt légitime (vous pouvez vous y opposer).

Lorsque vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Écrivez à contact@etlyon.com. N'envoyez pas de mots de passe. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, et nous répondons normalement dans les 30 jours. Si votre accès à eBot vient de votre organisation, nous lui transmettons votre demande ou l'aidons à y répondre, car c'est elle qui décide de ces données.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch) ou à l'autorité de protection des données du pays de l'UE/EEE où vous vivez ou travaillez.

11. Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques changent et indiquons la date en haut de page. Si un changement vous concerne, nous vous en informons dans l'application ou par e-mail avant qu'il ne prenne effet.

Historique des versions : 1.0, 6 octobre 2026, première politique couvrant le site web, l'Academy et eBot.